Πώς να διαχειριστείτε την εργονομία της ομάδας σας όταν είναι απομακρυσμένη

Η ύπαρξη απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να δημιουργήσει μερικές μοναδικές προκλήσεις - ειδικά όταν πρόκειται για την εξασφάλιση ενός ασφαλούς και υγιούς περιβάλλοντος εργασίας σε κάθε μέλος της ομάδας. Και μια επιτυχημένη εγκατάσταση από το σπίτι μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα και για τα δύο μέρη. Ο εργαζόμενος δεν χρειάζεται να ξοδεύει χρήματα σε μια μετακίνηση και ο εργοδότης δεν χρειάζεται να ξοδεύει στο γραφείο ενός γραφείου.

Όμως, όταν ένας απομακρυσμένος υπάλληλος δεν έχει συσταθεί για επιτυχία, αυτό μπορεί να έχει διαρκείς επιπτώσεις στην παραγωγή τους και στη σχέση τους με την υπόλοιπη ομάδα - για να μην αναφέρουμε τη συνολική απόδοση της εταιρείας στο σύνολό της.

διαφήμισηΗ διαφήμιση

Η ύπαρξη σε ένα γραφείο διευκολύνει τον εργοδότη να παρακολουθεί πόσο υγιές είναι το περιβάλλον εργασίας. Ένα από τα πιο σημαντικά συστατικά σε ένα υγιές περιβάλλον εργασίας είναι η καλή εργονομία.

Ορισμός της εργονομίας

Ο όρος "εργονομικός" προέρχεται από τις ελληνικές λέξεις ergon, που σημαίνει work, και nomos, που σημαίνει φυσικό νόμο. Η πρακτική της εργονομίας σημαίνει να σχεδιάσετε και να οργανώσετε τα εργαλεία που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι με τον πιο ασφαλή και φυσικό τρόπο.

"Αρχικά, η εργονομία ήταν για την αύξηση της παραγωγής", λέει ο Ronald W. Porter, PT, CEAS III, διευθυντής του The Back School. "Προσπαθείτε να βελτιώσετε την προσαρμογή μεταξύ του εργαζομένου και της δραστηριότητας. "

Διαφήμιση

Σήμερα, λέει ο Porter, οι περισσότεροι βλέπουν την εργονομία ως μηχανισμό πρόληψης τραυματισμών. Τόσο οι εργαζόμενοι γραφείου όσο και οι απομακρυσμένοι εργάτες που περνούν ώρες που κάθονται μπροστά σε έναν υπολογιστή κινδυνεύουν από τραυματισμούς, όπως σύνδρομο καρπιαίου σωλήνα ή πόνο στο λαιμό και την πλάτη.

Αυτά τα τραύματα δεν συμβαίνουν αμέσως. Αναπτύσσονται με την πάροδο του χρόνου από κακή στάση, η οποία ασκεί πίεση στο σώμα σας. Η πρακτική καλή εργονομία και η παροχή των κατάλληλων θέσεων εργασίας μειώνει σημαντικά αυτούς τους κινδύνους και αυξάνει την παραγωγικότητα.

Σύμφωνα με την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Ασφάλειας και Υγείας (OSHA), ο εργοδότης υποχρεούται να διατηρεί το χώρο εργασίας "χωρίς αναγνωρισμένους σοβαρούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των εργονομικών κινδύνων. "Οι κατευθυντήριες γραμμές για τις βέλτιστες πρακτικές διαφέρουν από τη βιομηχανία στη βιομηχανία. Αλλά για τον μέσο εργάτη γραφείου, μια καλά οργανωμένη εργονομική ρύθμιση φαίνεται ως εξής:

Η οθόνη του υπολογιστή είναι στο επίπεδο των ματιών.

Το πληκτρολόγιο και το ποντίκι βρίσκονται σε χαμηλότερο επίπεδο, έτσι ώστε οι καρποί σας να γλιστρούν προς τα κάτω.

• Η καρέκλα μπορεί να προσαρμοστεί για να στηρίζει την πλάτη σας όταν τα πόδια σας είναι επίπεδα στο πάτωμα.
• Τα μεμονωμένα κράτη έχουν τους δικούς τους νόμους OSHA. Ορισμένα από αυτά μπορεί να είναι αυστηρότερα από τους ομοσπονδιακούς νόμους. Η εταιρεία Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, διευθυντής της Εταιρείας Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (SHRM), Ανθρώπινο Δυναμικό-Περιοχή Ι και μέλος του Πάνελ εμπειρογνωμόνων της SHRM Tech, συμβουλεύει την τήρηση των κανόνων (κρατικών ή ομοσπονδιακών) που ευνοούν περισσότερο τον εργαζόμενο.Στην Καλιφόρνια, για παράδειγμα, οι κρατικοί κανόνες είναι αυστηρότεροι από τους ομοσπονδιακούς κανόνες OSHA.
• Γενικά, το OSHA δεν ρυθμίζει το περιβάλλον του γραφείου. Ωστόσο, μια αξίωση που ζητά καταλύματα μπορεί να κατατεθεί σύμφωνα με το νόμο Αμερικανών με Αναπηρίες. Η αξίωση για ζημία μπορεί να κατατεθεί μέσω αποζημίωσης των εργαζομένων.

Δεν είναι απαραίτητη η εγκατάσταση ενός εργονομικού γραφείου. Αλλά είναι καλή δουλειά. «Όταν εργάζεστε από το σπίτι, οι άνθρωποι μπορούν να είναι πολύ πιο παραγωγικοί ή υποπαραγωγικοί», λέει ο Zulic. Οι άνθρωποι που εργάζονται εξ αποστάσεως απαιτούν υψηλότερα επίπεδα ανεξαρτησίας και πειθαρχίας, οπότε είναι καλύτερο να τα ορίσετε (και η εταιρεία) για επιτυχία.

Πώς μπορείτε να βοηθήσετε τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας να μάθουν και να δημιουργήσουν έναν εργονομικό χώρο γραφείου; Ελέγξτε τις ακόλουθες στρατηγικές.

ΔιαφήμισηΔιαφήμιση

1. Προσφορά εγκατάστασης στο χώρο εργασίας

Η καλύτερη μέρα για την εργονομική εκπαίδευση είναι η πρώτη τους μέρα στη δουλειά. Εάν τα ρυθμίσετε σωστά αρχικά, τα προβλήματα δεν θα αναπτυχθούν αργότερα. Ronald W. Porter, PT, CEAS III

Όταν κάποιος προσλαμβάνεται ή μεταβαίνει σε έναν απομακρυσμένο υπάλληλο, κάνει την εργονομική εκπαίδευση και το σπίτι του γραφείου εγκατάστασης μέρος της διαδικασίας onboarding. Πάρτε το χρόνο για να παράσχετε πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση σταθμού εργασίας μαζί με άλλες νέες εκμίσθωση κατάρτισης.

"Η καλύτερη μέρα για την εργονομική εκπαίδευση είναι η πρώτη τους μέρα στη δουλειά", λέει ο Porter. "Εάν τα ρυθμίσετε σωστά αρχικά, τα προβλήματα δεν θα αναπτυχθούν αργότερα. "

Αυτό μπορεί να συμβεί ως μέρος μιας βιντεοκλήσης, ή μπορείτε να έχετε έναν πιστοποιημένο εξειδικευμένο ειδικό εργονομίας να έρχεται στο σπίτι τους και να παρέχει μια αξιολόγηση με τις συστάσεις για τα έπιπλα.

Διαφήμιση

"Είναι μια επανεπένδυση στον εργαζόμενο εάν έχετε έναν ειδικό εργονομίας να βγαίνει", λέει ο Zulic. Ενθαρρύνει τους εργοδότες να εξετάσουν την εξοικονόμηση κόστους τους έχοντας μια απομακρυσμένη ομάδα και να χρησιμοποιήσουν ορισμένες από αυτές τις αποταμιεύσεις για να επενδύσουν στην παροχή ενός υγιούς περιβάλλοντος εργασίας στο σπίτι.

Επειδή οι άνθρωποι έχουν διαφορετικά πλαίσια και ύψη, μια εργονομική εγκατάσταση θα πρέπει να προσαρμοστεί στις ανάγκες του ατόμου. Ακόμη και η όραση παίζει κάποιο ρόλο. Για το λόγο αυτό, ο Porter συνιστά έντονα τη χρήση ενός εκπαιδευμένου επαγγελματία για την παροχή συμβουλών στους απομακρυσμένους υπαλλήλους.

ΔιαφήμισηΗ διαφήμιση

2. Συμβουλευτείτε τον παροχέα υπηρεσιών των εργαζομένων σας

«Συνιστώ σε κάθε εργοδότη να καθίσει και να μιλήσει με τον παροχέα των εργαζομένων», λέει ο Zulic. Οι πάροχοι αποζημιώσεων εργαζομένων θέλουν να αποφύγουν αξιώσεις. Αυτό σημαίνει ότι ενθαρρύνουν τους εργοδότες να βεβαιωθούν ότι οι άνθρωποι είναι ασφαλείς στο σπίτι τους.

Μερικοί πάροχοι υπηρεσιών μπορούν να συμμετάσχουν στο κόστος παροχής εκπαίδευσης και εργονομικών προμηθειών. Μπορούν ακόμη και να έχουν δικό τους εργονομικό εμπειρογνώμονα για να στείλουν στο σπίτι ενός εργαζομένου. Μπορούν επίσης να έχουν εκπαιδευτικούς πόρους που μπορείτε να παρέχετε στους υπαλλήλους σας χωρίς επιπλέον κόστος για την εταιρεία.

3. Παρέχετε εργαλεία αυτοαξιολόγησης

Ένας τρόπος να βοηθήσετε τους ανθρώπους να ελέγξουν την εργονομία του γραφείου στο σπίτι τους είναι να προσφέρουν εργαλεία αυτοαξιολόγησης. Ο Porter λέει ότι υπάρχουν προγράμματα λογισμικού που θέτουν μια σειρά ερωτήσεων και βαθμολογούν τον σταθμό εργασίας ενός ατόμου με κόκκινο, κίτρινο ή πράσινο, ανάλογα με τον εργονομικό χαρακτήρα της περιοχής.Τα εργαλεία δίνουν επίσης παραδείγματα καλών εργονομικών πρακτικών.

Διαφήμιση

Η OSHA παρέχει επίσης δωρεάν αναφορά για τη ρύθμιση γραφείου. Υπάρχουν άλλα εργαλεία που μπορείτε να αγοράσετε online.

4. Προγραμματισμός τακτικών επιταγών

Η απομακρυσμένη εργασία δεν χρειάζεται να είναι τόσο διαφορετική από μια κεντρική ομάδα, όπως ίσως να σκεφτόμαστε. Jane Scudder, σύμβουλος στο χώρο εργασίας

Η επικοινωνία είναι σημαντική, ανεξάρτητα από την τοποθεσία ενός υπαλλήλου. Υπάρχουν διάφορα εργαλεία - όπως το λογισμικό συνομιλίας και βίντεο συνδιάσκεψης - που επιτρέπουν στους απομακρυσμένους υπαλλήλους να παραμένουν συνδεδεμένοι.

ΔιαφήμισηΗ διαφήμιση

Οι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται άνετα να μιλούν για το περιβάλλον εργασίας τους, είτε είναι απομακρυσμένο είτε όχι. Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι θέλετε να ακούσετε για τυχόν προβλήματα που έχουν με το χώρο εργασίας και την εργονομία τους.

"Η απομακρυσμένη εργασία δεν πρέπει να είναι τόσο διαφορετική από μια κεντρική ομάδα, όπως ίσως να πιστεύουμε", λέει η Jane Scudder, σύμβουλος στο χώρο του Σικάγου. Συνιστά τακτικά check-in κατά τη διάρκεια συναντήσεων ομάδων για να ρωτήσετε τους ανθρώπους πώς κάνουν. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τυχόν ανησυχίες σχετικά με τη ρύθμιση του γραφείου τους.

5. Ορίστε έναν ηγέτη ergo

Εάν ο οργανισμός σας δεν διαθέτει τα χρήματα για να προσλάβει έναν εργονομικό σύμβουλο για να συμβουλεύει τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, μπορείτε επίσης να εκπαιδεύσετε κάποιον εντός της επιχείρησης. Ένας εκπρόσωπος ανθρώπινων πόρων μπορεί να κάνει έναν καλό ηγέτη ergo. Μπορούν να πάρουν ένα μάθημα για το πώς να δημιουργήσουν ένα εργονομικό σταθμό εργασίας και να βοηθήσουν τους άλλους να αξιολογήσουν τους δικούς τους χώρους εργασίας.

Ένας ηγέτης ergo μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή αγοράς παραπλανητικών προϊόντων. "Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η λέξη« εργονομία »που συνδέεται με ένα προϊόν δεν σημαίνει τίποτα», λέει ο Porter. "Το μόνο που σημαίνει είναι ότι κοστίζει περισσότερα χρήματα, ώστε να μπορείτε να αγοράσετε μια εργονομική καρέκλα γραφείου και να είστε πολύ άβολα. "

Ο ηγέτης ergo θα αναλάβει το ρόλο της εκπαίδευσης των εργαζομένων σχετικά με την εργονομία, βοηθώντας τους να επιλέξουν τα κατάλληλα προϊόντα για να καλύψουν τις ανάγκες τους. Μπορούν να ταξιδέψουν σε ένα σπίτι απομακρυσμένου εργαζομένου ή να προβούν σε τηλεοπτική διαβούλευση.

6. Έχετε ετήσιες αξιολογήσεις ergo

Οι ανάγκες των ανθρώπων μπορούν να αλλάξουν, είτε λόγω ηλικίας, αλλαγών βάρους, εγκυμοσύνης ή χρόνιας πάθησης. Είναι σημαντικό να επανεξετάζετε τακτικά τη συζήτηση για την εργονομία.

"Η εργονομία δεν είναι μια συμφωνία, είναι μια συνεχής διαδικασία", λέει ο Porter. Δεδομένου ότι δεν βλέπετε καθημερινούς εργαζόμενους κάθε μέρα, δεν θα γνωρίζετε εάν οι ανάγκες τους έχουν αλλάξει, εκτός αν τις αναφέρουν.

"Οι άνθρωποι δεν πρόκειται να πουν τίποτα εκτός αν ο εργοδότης κάνει την προσφορά", λέει ο Ζούλιτς. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ως μέρος μιας τακτικής ετήσιας ομαδικής διάσκεψης ή να ζητήσετε από τους υπαλλήλους να επαναχρησιμοποιήσουν το πρόγραμμα λογισμικού αξιολόγησης σταθμών εργασίας για να αξιολογήσουν το χώρο εργασίας τους.

Παρέχοντας εργονομικές λύσεις στους υπαλλήλους σας, εξ αποστάσεως ή στο γραφείο, τους βοηθά να εργάζονται πιο άνετα. Αυτό τελικά θα τους επιτρέψει να είναι πιο παραγωγικοί. Εφαρμόστε τις παραπάνω συμβουλές για να προσφέρετε ένα πιο υγιές περιβάλλον εργασίας, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται οι υπάλληλοί σας.